2015-12-30

大勢と一気に名刺交換して名前が覚えられない人を「助ける」側に回る

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meishikoukan

1回の会議で大勢の人と一気に名刺交換したら、誰が誰か
わからなくなります

10人ぐらいドーッと出てこられると、もうお手上げです。
「主任」が3人くらい並んでいたりします。
心の中で冷や汗をかいて、モジモジしたりしてしまいます。

こちら側も大人数なら、相手も同じことを感じています
座っている席順に名刺を並べても、頭の中はゴチャゴチャしています。
ちゃんと席順=名刺の並びになっている保証もありません。

大人数会議のあとには、先手を打って相手に助け舟を
出してあげましょう。

 

1.自社メンバーの情報をこちらから与えてあげる

こちらが大人数で押しかけた場合、相手側はメンバーの名前が覚えられずに
四苦八苦していると予想されます。
「○○さんって、どの人でしたっけ?」とはなかなか聞きにくいものです。

明らかに1人だけ年長者などの場合は見分けやすいですが、
パット見同じような年齢で肩書きなしの人が並んでいると、
全員分覚えきるのはハッキリ言って困難です。

会議がお開きになって会社に戻ったら、もしくは出先からそのまま、
メールを送りましょう。
内容は、議題・決定事項に関する確認ごとや、お礼などです。
「本日はお時間いただき、ありがとうございました」のパターンです。

そのメールについでに、自社メンバーの簡単な紹介文も載せてあげると、
親切です。
むしろ紹介文を送りたいがためのメールと言ってもいいでしょう。

たとえば、

○○:当プロジェクトの責任者。白髪が特徴。
△△:黒縁のメガネ。ひと言もしゃべらなかった人間。
□□:当プロジェクトの窓口担当者。全てのご連絡はまずは□□にお願い致します。

といった感じです。

黒縁メガネの人が複数いる場合は、「丸メガネ」とか「四角フレーム」といった
形の違いも補足してあげましょう。

ポイントは、外見的な特徴と合わせて、立場と挙動を補足することです。
プロジェクトにおける役割とか、どんな権限を持っているのかとか、
会議中の所作などです。

 

2.名刺の裏に特徴を書いても結局わからなくなる

会議がお開きになった直後に、覚えているうちに名刺の裏に
各人の特徴を書き込む人もいます。

それで記憶できれば問題ないのですが、あとから見返すと
結局わからないという場合もあります。
自社メンバーと違って接点が薄いからです。

私もかつて名刺の裏に特徴を書き残したことがあります。
あとから見返すと、「メガネ」がいっぱいいて、
どのメガネの人なのかわからなくなった苦い思い出があります。
相手に「メガネの人の内訳を教えてください」と
頼むわけにもいきません。

やはり、各人の特徴をわかっている側が自主的に情報を
教えてあげると親切です。

メールが難しければ、何かの電話の際に「誰が誰かわかりました?」
聞いてあげるという手もあります。

相手の方から聞いてくれれば、「いや~、誠に失礼ながら、実は皆様の
お名前を覚えきれなくて・・・」と答えやすくなります。

 

3.名前をちゃんと覚えることは好感度を上げる第一歩

一方、自分が相手方の名前を覚える立場になった時は、真剣に、全力で、
できるだけ一発で記憶する努力をします。
相手が必ずしも自主的に各人の特徴を教えてくれるとは限りません。

私は広告代理店時代、相手の名前をフルネームで漢字ごと覚えるように
意識していました。

漢字をビジュアルでとらえるイメージです。
漢字とセットなら、名前の読み(音感)と合わせて記憶を
呼び起こしやすくなります。
名前表記がひらがなでも同様です。

モリモトダイスケという名前なら、「森元」ではなく「森本」、
「大介」ではなく「大輔」です。

取引相手のことを下の名前で呼ぶことはほとんどありませんが、
次に会った時に相手の名前を呼べるかどうかで、明暗は大きく分かれます。

「あ、こんちは」と言うのと、「あ、森本さんこんちは」と言うのでは
伝わる印象に雲泥の差が生まれます。
もちろん、名前を呼ばれた方が好感度は高いです。

 

4.ちゃんと名前を呼ばれると、誰でもうれしい

人は名前で呼ばれると、うれしいものです。
とてもシンプルな事実ですが、非常に大切なことだと思います。

「あ、名前を呼んでくれた」とちょっとビックリしながらプチ感動した
という経験は、誰にでもあると思います。

アメリカの元大統領フランクリン・ルーズベルトは、たまたま出会った
機械工の名前を一発で覚え、ちゃんと名前で呼んだといいます。
大統領に名前を呼ばれた彼は、さぞうれしかったことでしょう。

「1回聞いただけで名前を覚えている」ということ自体、
そもそも驚かれる要素です。

自社メンバーの特徴を自主的に教えてあげることは、相手の記憶活動を
助けるだけでなく、「名前を呼べる状態にする」という
好感度UPのお手伝いにもなるのです。

相手の好感度UPのお手伝いができれば、こちらの印象も
自然とよくなるものです。

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