上司から、「この資料を作ってメールで（俺に）送って」と頼まれることがあります。
指示内容は、
①資料を作成する
②作成した資料を上司宛てにメールで送付する
の２点です。
ここで、依頼者である上司は
その後どういう行動に出るつもりなのかを想像して
動くことが重要です。
どのような気持ちで依頼してきたかを想像する、と言い換えることもできます。
イライラしながら言ってきたとか、何かテンション高かった、という意味ではありません。
普通なら、資料を作ってメールで送れば任務完了です。
その後の資料の行方を気にしなくても、指示は遂行できています。
が、どうせなら少しでも上司の立場に寄り添って、業務を進行してみましょう。
まず、①については、指示の資料をほしがっています。
これは普通に明白で、特に勘ぐる必要はありません。
「もしかして、実は依頼してきた資料とは別のものをほしがっているのではないか」
と意地悪なキャラクターかどうかを邪推する必要もありません。
重要なのは②です。
メールで送ってくれと指示してくるということは、その資料を
どうするつもりなのでしょうか。
考えられる主な可能性をざっと列記してみます。
（１）資料の内容（出来）をまずはパソコン画面上でチェックする
（２）資料の内容（出来）を出力して紙でチェックする
（３）社内の共有システムにいきなりアップする
（４）第三者（クライアントや上長など）にいきなり転送する
といったところでしょうか。
（１）は最も可能性の高い動きです。
その後、続けて（２）に移るかもしれません。
紙で確認するのがクセなら、最初から出力もセットで渡してあげればいいのです。
誰が「プリント」ボタンを押すかの違いだけで、どうせ出力するのです。
さらに上司が最近老眼に突入してきているようなら、A3拡大版もセットで出力しておきます。
その際、A4が原寸（の見た目）であることも伝えます。
席にいなければ、メモ書きを添えて出力を机にそっと置いておきます。
仮に出力を求められていなかったとしても、ムダにはなりません。
少しでも確認スピードを上げてあげたいという気持ちは、必ず伝わります。
ここで「紙がもったいないじゃないか」という議論は、私はナンセンスだと思います。
（３）や（４）に移った場合は、あなたがかなり信用されている証拠です。
信用に応えるためにも、最初から精度の高い資料を作ろうという意識になるでしょう。
（３）や（４）の場合でも、たとえば共有システム用のファイル名に変えておくとか、
内容は変えずに転送先に合わせた文体にしておくとか、工夫のしようはあります。
メール送付後の上司の動きを気にすることは、
普段どういった点を確認・把握しておくべきか
という意識につながっていくのではないでしょうか。
たとえば、
●上司は普段パソコンの画面確認だけで資料を完結させる人なのか
●必ず出力して紙で見る人なのか
●視力はいい人なのか（老眼が入ってきていないか）
●自分で確認する範囲は必要最低限で、基本的には部下に一任しているのか
●ズバリ、依頼された資料の用途は何なのか
●優先すべきはスピードなのか精度なのか
（＝とりあえず急ぎで大枠が必要なのか、多少時間をかけてでも完成度の高さが必要なのか）
といった点です。
上述のような点を確認・把握しているかいないかで、
その後の「先回りした想像」の精度に大きな差が生まれます。
全てを直接確認できれば話は早いですが、そうもいかない時もけっこうあります。
上司が指示だけしてサッと出て行ってしまうような場合です。
あるいは、外出先から電話で早口で指示されるような場合です。
そういった対面できない状況下では、いちいち全てを確認していると
「早よ作業せえよ」となってしまいます。
ちなみに、部下から上司に対して、という状況に限った話ではありません。
上司から部下に対してでも、先輩から後輩に対してでも充分通用する話です。
「目下の人間に手間をかける」行為をプライドが邪魔しているなら、
そのプライドは人生そのものを邪魔していると思います。
大切なのは、むしろ確認がとれない状況下でいかに想像力を巡らせるかということです。
観察力もものをいいます。
色々と先読みしていると、だんだん楽しくもなってきます。
そして想像力と観察力を駆使したていねいなひと手間が、
付加価値を生み出すのです。
結果的に、相手からの信用度も増大させていくのです。
スポンサーリンク
