2016-01-26

メールの最後はどう締める?「よろしくお願いします」以外でマンネリ打破

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shimenoichibun

ビジネスメールの締めくくりは、たいてい同じ文言です。

本文→締めの一文→署名の、「締め」の部分です。
たまにP.S(追伸)がついて本文→締めの一文→P.S→署名の
順番になりますが、”本文を受けた最後の文章”の位置づけは同じです。

締めの一文は、おそらく90%以上の割合で、「よろしくお願い致します」
ではないでしょうか。

言葉の派生系として「お願い致します」が「お願い申し上げます」や
「お願いします」になったり、「よろしく」の前に「どうぞ」や「何卒」が
ついたりしますが、どれも意味は変わりません。

この締めの一文をいつもとは違う表現にするだけでも、送り手の
キャラクターに柔軟性が生まれます
締めの一文によって、読み手が受ける印象も変わってきます。

 

1.電話を切る時のように締めてマンネリを打破する

広告代理店時代、とある役職の方が使っているのを見て「これはいいな」と
思った締めの一文があります。
私も適宜取り入れるようにしていました。

それは「失礼致します」です。
少し軽くした「失礼します」の場合もあります。

電話を切る時のあいさつとしてはおなじみ中のおなじみですが、
メールの最後に「失礼致します」と書く人は意外と少ないのではないでしょうか。

メールを送る相手としては、クライアント(顧客)や協力会社の人、あるいは
社内でも自分より目上の立場の人が対象です。
自分と同等以下の立場の人に送るメールでは、あまり適していません。

 

2.「よろしくお願い致します」は万能ではない

締めの一文の代表格「よろしくお願い致します」は、万能ではありません
たいていはこれで締めていれば失礼なく済みますが、たまに本文の内容に
合っていない時もあります。

「何をお願いするのかよくわからないが、用件の本文だけで終わる形も
何か失礼だし、とりあえず書いとこう」という場面です。

たとえば相手の依頼に対して承諾の意思を伝えるメールで、最後が
「よろしくお願い致します」で終わっていると、やや違和感があります。

ご依頼の件、承知致しました。
よろしくお願い致します。
もちろん間違っているわけではありませんが、頼まれているのか
頼んでいるのかわかりません。

かといって
ご依頼の件、承知致しました。
だけで終わらせると、あいさつが抜けて若干無愛想な感じもしてしまいます。

そんな時に「失礼致します」が活躍します。
ご依頼の件、承知致しました。
失礼致します。
にすれば、何となくキチッとしたあいさつっぽくなります。

もう少し自然につなげるなら、
ご依頼の件、承知致しました。
それでは失礼致します。
という感じでしょうか。

「よろしくお願い致しますはちょっと不自然」→「でも何かつけなければ」
というジレンマを、「失礼致します」は解決してくれるのです。

 

3.客観的に読んでどう感じるかをイメージする

私が最初に目にした締めの「失礼致します」は、私宛てのメール内にあった
わけではありません。
たまたまとある役職の人から別の人宛てのメールを読んで気づいたという
経緯でした。

私宛てのメールではなかったので、客観的に読めました
そして、自然に「感じのいいていねいな締め方だな」と感じたのです。

実は「失礼致します」の締めは、お詫びとお礼のメールでこそ効力を発揮します。

たとえば何らかのミスをお詫びするメールで、
この度はご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございませんでした。
深くお詫び申し上げます。
よろしくお願い致します。
はヘンです。

「今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い致します」とていねいにすると
意味は通りますが、100%の潔さという感じはしません。
「お詫びしてんのにここにきてお願いするってどーゆーこっちゃ!」となります。

あるいはお礼を述べたいメールで、
この度は誠にありがとうございました。深く感謝申し上げます。
よろしくお願い致します。
はヘンです。

「これからも、どうぞよろしくお願い致します」とていねいにすると形は保たれますが、
見ようによってはさらなる厚意を要求しているようにもとれます。

ここで締めを「失礼致します」にすると、”あいさつで終わらせる感”が出て
スキッとします。

この度はご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございませんでした。
深くお詫び申し上げます。
まずは謝意をお伝えすべく、失礼致します。

この度は誠にありがとうございました。深く感謝申し上げます。
それでは失礼致します。

多少のアレンジが必要な場合もありますが、言い訳がましさやダラダラ感は消えます。

締めの一文をいつもいつも「よろしくお願い致します」にしていたのを
違う文言にすることは、読み手の気持ちを考える行為でもあります。

「よろしくお願い致します」は決して失礼ではないので万能視してしまいがちですが、
読み手にとってちゃんと”締められているか”どうかを客観的に見ることが
大切なのです。

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