人は席を外す時、油断しがちになります。
一瞬、席を外す目的に意識の大半が向くからです。
ビジネスシーンでいうと、席を外す場面はたくさんあります。
トイレに行く、別の部署の人を訪ねる、携帯に電話がかかってくる、
役員から呼び出される、会議に向かう、食事に出るなどなど、
挙げればキリがありません。
席を外す目的のことばかりを考えた結果、机の上への意識は
薄れてしまいます。
自分の机の上に対して無防備な状態になってしまうということです。
１．机の上の書類は全て裏返すくらいの意識を心がける
無防備な状態ということは、セキュリティが甘あまになっているということです。
本人にその気はなくとも、席主がいなくなれば机の上は見られ放題です。
パソコンはまだマシです。
「スクリーンセーバーに切り替わるまでの時間を◯分以下に設定しなさい」という
規則を設けている会社が大半だと思います。
席主がいなくなっても、一定時間後に画面が勝手に切り替わります。
パスワードを入れないと、元の画面は見れません。
問題は、紙の書類です。
紙の書類にはスクリーンセーバーもパスワードも設定できません。
机に置かれた書類は誰にでも見れる状態です。
情報ダダもれ状態です。
机の上に書類を置いて席を外す時は、全て裏返すくらいの意気込みが必要です。
それくらいでないと、つい表向きのままにして席を外してしまいます。
落とし穴にハマってしまうのです。
無意識の力はけっこう強力です。
２．お金関係と企画書系の書類は特に要注意
ものすごく厳密に言うと、席を外すたびに施錠可能な場所に書類を収納して
鍵をかけておけば、セキュリティ面はいったんクリアします。
でも現実的な話、トイレに行くたびに全ての書類をいちいちロッカーに
しまっている暇はありません。
鍵をガチャガチャやりながら「もれる～」を連呼するのは悲惨です。
情報ではなくておしっこがもれたら意味がわかりません。
鍵のかかる場所に書類を収めるのは、帰宅時やクライアント（顧客）訪問の
外出時など、長時間席を外す場合が通常です。
書類を裏返すのは、いわば一時的な応急措置です。
それでも、表向きのまま放置することとの間には天地の開きがあります。
書類の中でも、お金関係（見積書や請求書）と企画書系のものは特に要注意です。
最近は会社のセキュリティ自体が厳しくて、外部の人が容易にオフィスに
入ってくることはほとんどないと思いますが、それでもゼロとは言い切れません。
あるいは、自社内でも他部署の人が席にフラッと来ることは普通にあります。
席に来た人に「盗み見てやろう」という悪意はなくとも、書類が表を向いていれば
自然に目に入ってしまう可能性は大いにあります。
裏返しておけば、すぐには判読できません。
お金関係や企画書系の書類は、クライアントにかかわる秘密事項です。
たとえ自社内の人でも、みだりに見せていいものではありません。
外部に対する「企業秘密」もあれば、内部に対する「企業内秘密」もあります。
「あ、裏返すの忘れてた」といううっかりが、とてつもない悲劇を生んでしまう
危険性もあるのです。
３．情報開示の意思はなくとも、信用は低下する
外部からオフィスに入ってくる人の中には、クライアントも含まれます。
めったにないものの、クライアントが席付近に来る可能性はあります。
そんな時、見積書が表を向いて机に置きっぱなしだったら、どう感じる
でしょうか。
そのクライアントの案件に関する見積書の場合はもちろん、全然関係ない
別のクライアントへのものだったとしても、普通はこう感じます。
「こいつは信用できない」
「情報管理が甘い」という非難を通り越して、「こいつはクライアントの
重要情報を他人に見られても何とも思わないやつだ」と解釈されるのです。
あるいは、自社内の内勤スタッフが特別に自分の仕事を優先して企画書を
仕上げてくれたとします。
秘密裡に頑張ってくれた仕事です。
そんなイレギュラーな成果物が関係ない人の目に触れたら、内勤スタッフの
顔はつぶれます。
「せっかく内緒で先に仕上げてあげたのに、他の人にバレてもうたやん」と
悲しくなります。
すぐに「書類が丸見えでしたよ」と指摘してくれればまだありがたいですが、
何も言わずに去っていくことも考えられます。
その場合はただただ信用だけが低下して、本人は気づかぬままです。
これが最も恐ろしい状態です。
４．誰かの机の上に書類を置く時も同じ
たとえば病院に行ったとします。
自分の病状が詳細に書かれたカルテを表向きでほったらかしたまま
お医者さんが昼ご飯を食べに出ていたら、不安です。
他の患者さんに見られる状況を想像してしまいます。
「オレの病気に関する情報はどうでもいいのか」と思います。
極端なたとえですが、信用を落とすとはそういうことです。
もしかしたら、書類を表向きにしたのはお医者さんではなく看護師さん
かもしれません。
でも病気に関する情報を見られる患者側にとっては誰の仕業であろうと
関係ありません。
この場合、看護師さんがお医者さんと病院全体の信用を落としたことに
なります。
書類を置く立場でも、デリケートになる必要があるのは同じです。
自分のせいで席主や会社全体の信用を落とすことは避けたいところです。
たとえば出力された書類をプリンタからとって配ってあげるような場合に、
せっかく親切でしたことが仇になってはツライです。
自分が席を外す時と同様、裏向きにして置いてあげましょう。
「ついうっかり」の状況に陥らないように、情報を保持していることに対して
神経をとがらせることが大切です。
表向きにしてしまったことに気づいたら、冷や汗が出るくらいでちょうどいいです。
悪気のあるなしは関係ないのです。
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