歓送迎会、忘年会、新年会、親睦会、会食。
何かの会合の案内メールを送る時、ただ単に概要を送信するだけでも
目的は達せられますが、それだと少し寂しいです。

受け取る側の状況を想像し、ひと手間を加えることで、
親切なものになります。
どうせなら、相手視点で少しでも工夫を加えてみましょう。

 

１．会場についてできるだけ細かく把握しておくのが望ましい

案内メールを送るということは、その会合について責任を持つ
ということでもあります。

特に食事を伴う場合は、会場についてできるだけ詳細な情報を
把握しておくことが大切です。

たとえば、

●配席のテーブルは何人がけの何卓か
●予約席はトイレの近くになっていないか
●喫煙は可能か（喫煙スペースはあるか）
●アレルギーに対する食品措置は行っているか
●近くにコンビニはあるか
●タクシーを呼んでくれるお店か
●ランチは実施しているか
●普段の閉店時間は何時か

などなど、挙げればたくさんあります。

要は、案内相手に「聞かれるかもしれない」情報を
先に把握しておくということです。
「自分だったらどういうことが気になるだろうか」という
視点を持つことで、色々な疑問が浮かんでくるはずです。

となると、ロケハンしておくことがとても重要になります。
ロケハンとは、事前の下見のことです。
もともと知っているお店ならいいですが、初めてのお店の場合、
実際に足を運んでみないとわからないことはたくさんあります。

サラリーマン時代にある会合の幹事を任された時、
私はネットで調べて予約→あとは本番までほったらかし
という愚行をやらかしたことがあります。

今思えば恥ずかしくて耳が真っ赤っ赤になりそうですが、
ただの事務連絡係になっていました。
幹事とは名ばかりで、そんなもん誰でもできます。

会合に責任を持っていないと、こういうやり取りになります。

Ａさん「そこって、タバコ吸える？」
私「ええ、吸えると思います」

Ｂさん「そこのオススメ料理は何？」
私「さあ、刺身とかですかね」

Ｃさん「ウコン買っときたいねんけど、近くにコンビニあったっけ？」
私「あるんじゃないですかね、繁華街やし」

推測系で答えてしまうことになります。
100％言い切れないので、回答が後手後手に回ります。
これでは、幹事を任せてくれた相手の信頼を失墜します。

なにもガイドブックを作る必要はありませんが、あまりにも
知らなさすぎると、「何のための幹事？」と言われても仕方ありません。

 

２．相手はその案内メールを何で見るのか

案内する方は、100％に近い割合でパソコンから送信すると思います。

一方、受け取る方はその案内を何で見るでしょうか。
最も多いのは自席でパソコンから見る人でしょう。

他に考えられるのは、スマホやタブレット、携帯電話から
会社メールを見る人です。

スマホやタブレットなら”ほぼパソコン”と同様の環境なので
想定にさほど大きな違いはありません。
頭に置いておくのは、携帯電話で見る人もいるという事実です。

あえて「携帯電話」と書きましたが、会社から支給されている場合は
大半がガラケーだと思います。
二つ折りタイプでおなじみのアレですね。

ちなみに最近は色々と派生系が出てきているようで、
余談になりますが、ちょっとだけ整理しておきます。

●ガラケー
「ガラパゴスケータイ」の略。
スマホ台頭前に主流だった携帯電話。
二つ折りタイプとスライドタイプが存在。
「日本独自の進化を遂げた」という意味が込められた由来は、
どちらかというとネガティブなトーン。

●フィーチャーフォン
「ガラケー」の別称。基本的に意味は同じ。
もともとは海外で「高度で特徴的な機能を有する携帯端末」という
意味で使用されていた言葉で、前述のネガティブな意味合いを
払拭する呼称として浸透。
「ガラケー」よりも後発の呼び名。

●ガラホとガラスマ
ガラケーとスマホのいいところを合わせたような、
ハイブリッド型が登場。

【ガラホ】
見た目がガラケーで中身がスマホ。
スマホが二つ折りになったと考えるとわかりやすいでしょうか。

【ガラスマ】
見た目がスマホで中身がガラケー。
おサイフケータイやワンセグなど、日本独自のガラケー機能が
使えるスマホと考えるとわかりやすいでしょうか。

ややこしいですが、両者は違うモノです。
また、キャリアによっても料金体系などは異なってきます。
いずれにしても、ガラケーが根強い人気を誇っている証拠です。

本記事では、いわゆる”ガラケー”を念頭に置きます。

ガラケーの強い味方「SMS（ショートメール）」のよさについては、
こちらの記事をご参照ください。
⇒ビジネスでこそ威力を発揮！SMS（ショートメール）のよさ６つ

 

３．リマインドメールは”催促感”をできるだけおさえる

リマインドとは、「思い出させる」という意味です。
リマインドメールは、会合について思い出してもらうための
確認メールということですね。

出欠を再度問う場合もリマインドメールですが、
ここでは出欠の確認はとれている前提とします。

たいていは前日か前々日、もしくは当日の朝などが適しています。
いずれも「会合のこと忘れてないよね」というニュアンスです。

リマインドメールを見て会合のことを思い出す人が必ずいます。
「あ、そういえば明日は会食だった」という感じです。
本人は悪気があるわけではなく、忘れていたところから救い出す
ことになります。
これがリマインドメールの一番の役割です。

注意しなくてはいけないのは、リマインドメールは”催促感”が強い
ということです。

たいていの出席予定者は、スケジュールをちゃんとわかっています。
リマインドメールがなくても、ちゃんと覚えています。

覚えているのにメールがくると、1通の開封＆閲読時間を
ムダに奪ってしまうことになります。
タイトルに【要確認】などと入れた日には、上から目線満開です。
文面は「あくまで念のためです」というニュアンスにしましょう。

ちなみに、初回の案内メールと全く同じものを再送しなくても、
リマインドメール代わりにできる方法があります。

補足情報を新たに送るというやり方です。

たとえば、自分の会社の出席者に変更が出た場合。
「先日お伝えしました弊社の出席者に変更が出ましたので、
念のためご報告させていただきます」とすれば、
趣旨は「出席者の変更を伝えること」です。

でも実は、会合があることを確認するリマインドメールの役割も
果たしています。
本旨が違うので、しつこさが薄れます。
入れ替わる社員が平社員かどうかは関係ありません。

無理やり補足情報をひねり出す必要はありませんが、応用はできます。

1回目の案内で特に言わなくてもいいことを補足情報としてとっておき、
リマインドのタイミングで改めて送る、というワザにもできます。

 

４．会場の地図は添付で送る

案内メールを見ると、会場の場所に関する記載は様々です。

×住所だけを記載
手抜きすぎます。
住所をGoogleマップやYahoo!地図に入力して「自分で調べろ」と
言わんばかりです。

△地図ページのURLを記載
1クリック（1タップ）で地図ページを閲覧できるので、だいぶ親切です。
ただしこのパターンは、ガラケーの人には見れない可能性があります。

○地図自体の軽めの画像データを添付
必要な地図の画像のみを添付するパターンです。
これなら、重くしなければガラケーの人でも外出先から直接見れます。
地図を出力するというプロセスも省けます。
会場までの道のりがややこしければ、もちろん補足します。

会場によっては、PDFで地図の単独ページを用意してくれているところも
あるので、それを添付するのも手です。

が、私は、jpegやgif、PNGといった形式がいいと思います。

まず、必要な地図部分のみを画像として保存しやすいです。
昔はプリントスクリーンで画面全体を記録→ペイントアプリを開いて貼りつけ
→必要箇所をトリミング→画像として保存、みたいにちまちまやっていましたが、
最近便利なソフトの存在を知りました。

rapture（ラプチャー）と呼ばれる画像編集ソフトで、
今までのやり方が嘘みたいに、一瞬で画面を切り取ってjpegにできます。
なぜかおにぎりがシンボルマークです（笑）
詳述は控えますが、ご興味のある方は調べてみてくださいませ。

※外部ソフトのインストール行為が禁じられている会社もあると思いますので、
その場合はやっぱりプリントスクリーンですね（笑）

次に、案内された側が別の人に報告するような場合、
画像添付だとそのまま転送できます。
案内先に役員が混じっている場合などは、普通はメールリストに入れない
（＝先方担当者が改めて役員に案内する）ため、担当者の負担を
減らしてあげることができます。

あるいは、案内された側が自社用の案内資料を（excelやwordなどで）作成する
ような場合に、jpegなどの形式ならすぐに貼り付け（挿入）できます。
PDFのままだと、ファイル全部を丸ごと図としてウリャッと貼り付けることになります。
余計な文字情報なども入ってしまいます。
結局、切り取り編集の作業が必要になってしまいます。

 

案内メールの送信ひとつとっても、できることはけっこうあります。

大切なのは、相手が案内を受け取ってから当日行動するまでを
いかにスムーズにサポートできるかという視点を持つことです。

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