自社内の内勤スタッフに何らかの確認をとりたい時があります。
確認方法には、
①メール
②内線電話（Skypeを含む）
③対面して話す
の３パターンがあります。
後ろにいくほど、かかる手間が増えていきます。
最近は隣のデスクにいる人ともメールで会話する、
というコミュニケーションパターンを耳にしたりしますが、
私はできれば③対面して話すの割合を増やした方がいいと思っています。
「え～、わざわざ会いにいくとかめんどくさ～い」、「足いた～い」という声が聞こえてきそうです。
その気持ちも、わかります。
まず①の場合だと、作業効率は最もいいです。
時間もかからず、机から１歩も動く必要はありません。
「本日の会議は14時からです」→「承知しました」程度のやり取りであれば、
リマインドの意味も含めて、メールが手っ取り早いです。
ただし、どうしてもメールの文面だと、微妙なニュアンスが伝わりにくいという欠点があります。
こちらはフラットな気持ちで送信しているのに、なぜか「ちょっと怒ってる」と
解釈されてしまったりすることもあります。
プロジェクトのデリケートなやり取りをするような場合に、ニュアンスの食い違いが
致命傷になることもあります。
そうなると会い直してお互いに議論し直すので、結局二度手間になります。
②の場合だと、お互いの声を確認できるので、少し進展します。
コミュニケーションに聴覚要素が加わることで、相手の温度感も拾いやすくなります。
ただし、顔は鬼のような形相で声は”お出かけ用”を出せる器用な人が相手だと、
その真意はつかみきれません。
相手の心理をくみ取れる上限は60～70％といったところでしょうか。
これが③になると、それはもう相手の情報をつかみたい放題です。
声も聞けます。
表情も見えます。
髪の毛をネジネジいじり倒すクセもハッキリ見れます。
相手が目上の人なら、当然こちらから出向きます。
問題は、相手が後輩など目下の人だった場合です。
私は、特に相手が忙しそうにしていれば、たとえ後輩に対してでも
自ら席に足を運ぶ方がいいと思っています。
エラそうに先輩風を吹かせて、相手の手がすいて自席に訪問してくるのを
待っている場合ではありません。
「お前、なんでこっちに来ないねん！」と湯気を出している場合でもありません。
逆の立場になった場合をイメージしてみるとわかりやすいです。
職種の違う目上の人が、何か用事があってこちらに訪ねてきたら、
少し気が引き締まらないでしょうか。
同時に、「わざわざ来ていただいてありがたい」という気持ちにならないでしょうか。
そして、「この人の仕事はきっちり進めよう」と心に決めないでしょうか。
相手の席に出向くのはハッキリ言って非効率なことも多々あります。
が、対面することでお互いの理解を促進し、結果的に仕事の速さと深さに
好影響を与えるのではないかと思います。
対面することで、メールや電話では引き出せなかった思わぬ情報を
教えてくれることもあります。
時間がない場合や、3階にいる人が35階の人を訪ねるような激しい上下移動がある場合を除いて、
できるだけ「相手先に会いにいく」という習慣を大切にしたいものです。
相手に会いにいくタイミングですが、教科書通りだと
メールや電話で訪問の意思を伝える（会える時間があるか確認する）→会いにいく
という流れです。
私は、ゲリラ訪問もおおいにアリだと思っています。
サラリーマン時代、相手が目上か目下かにかかわらず、私はよくゲリラ訪問していました。
席に行ってみて相手がいないことももちろんありました。
泣きそうになりながら階段を何往復かした日々もありました。
ですが意外と、相手が席にいればノーアポでもすぐに話を聞いてくれることが多かったのです。
電話で訪問確認すると、相手はどうしても「対面して話さないといけない」と構えます。
スケジュールが立て込んでいたりすると、後回しにされることもあります。
ゲリラ訪問なら、構える隙を与えずに済みます。
ゲリラとはいえ、わざわざ席に来てくれているので、むげに扱われることはまれです。
（秘書つきの役員など、ゲリラが裏目に出るような相手の時は空気を読んでくださいね）
ちなみに、こちらから訪問した時に「あ、先輩なのに自分で動いてくれる人だ」と
逆にナメてくるような後輩ならば、
①堂々と縁を切る
②しっかりめに叱る
③仕事をたくさんプレゼントする
のどれかでいいかと思います。
もちろん、コンプライアンスの範囲内でです。
できる後輩は、必ず謙虚に訪問を受け止めて、より精進しようとするはずです。
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