誰かに報告する時、内容をひと言にまとめる能力は有用です。
打合せ内容・プレゼン結果など、業務に関することを報告する場面は
いくらでも出てきます。
そんな時に、ズバッとまずひと言で結論を伝えるとスムーズに進行します。
相手からすると、スッと話に入れます。
たとえば、上司から「今日の打合せの結論はどうなった？」と聞かれて、
「え～っと、今日は○○社の△△さんと□□さんが来られてまして、
まずは先方からの概略説明があって、あ、その前に部長があいさつされて、
あ、何か部長体調が悪そうでした・・・」
とやらかしていると、上司は帰ってしまいます。
日も暮れます。
まずは「先方からの提案をこちらで預かることになりました」とか、
「いったんタマを返して、再考をお願いしました」とか、
質問に対する回答をひと言もしくは１文で伝えるようにします。
打合せ自体の方向性イメージが伝わったところで、初めて状況説明に入ります。
ひと言で回答（総論）→状況を説明（各論）の順番です。
ひと言で報告する時のポイントは、わかりやすさと時間短縮です。
いきなり状況をこと細かに説明しだすと、「で、打合せの結論はどうなったんだ」という
相手の気持ちを置き去りにしてしまいます。
短気な人なら、イライラが募ってしまいます。
貧乏ゆすりもいつもより激しくなります。
「ひと言で言い表す」意識を持っておくと、自分の整理促進にもつながります。
相手が忙しいタイミングなら、こと細かな説明はそれだけで
時間を奪ってしまいます。
これは相手思いではありません。
エレベーターブリーフィングという言葉があります。
エレベーターに一緒に乗っている短い時間の中で、伝えたいことを伝えるという
コミュニケーションスキルのことです。
（もともとはアメリカ発祥で、「エレベータートーク」や「エレベーターピッチ」とも
呼ばれるようです）
エレベーターブリーフィングは、限られた時間の中で要点を簡潔に伝えるのに
とてもいい訓練になります。
目的階に到達した時の「ピンポーン」や「チーン」という音がタイマーの役割も果たしてくれて、
制限されている感じも演出されます（笑）
私もサラリーマン時代にその概念を知ってから、積極的に仕事に取り入れていました。
いい訓練になることに加え、もうひとつ長所があります。
それは、
つかまえにくい相手でもエレベーターに入ってしまえば逃げられない
ということです。
監禁的な意味合いではありません。
普段から忙しい人はなかなかつかまりにくく、席にいる時間も短いことが多いです。
そんな相手に一刻も早く直接報告したい時、エレベーターの乗車時は狙い目です。
相手が役員だと、なおさら威力を発揮します。
中層階⇔低層階の移動だと、乗り込んでから降りるまでが
２０秒くらいしかない時もあります。
階数によっては１０秒程度の時もあります。
用件にもよりますが、１０秒で状況まで含めて全てを伝えられればかなりの達人です。
まずは２０秒間に全ての要約を伝えきるつもりで、神経を研ぎすませましょう。
２０秒に慣れると、１分のエレベーター移動は「時間ありすぎじゃん」と
感じるようになるでしょう。
１秒でも早いタイミングで報告しているのといないのとで、雲泥の差が生じることもあります。
「とにかく早く耳に入れておく」という意識が大切です。
「エレベーターの数十秒を逃すのはもったいない」というくらいの感覚で
ちょうどいいと思います。
ただし、エレベーターには社内外問わず色んな人が乗車してくるので、
会話内容やタイミングなど、細心の注意が必要です。
職場環境にエレベーターがないという方は、階段の上り降り時や普通に歩いている最中でも、
充分エレベーターブリーフィングの代わりになります。
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