2015-10-28

「どうせなら読まれる送付状にしたい」そんな時のひと工夫

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送付状をちゃんと読んでいる人ってどのくらいいるのでしょうか。

郵送で書類を送ったり、宅配便で荷物を送ったりする時は、
マナーとして送付状を同封します。
宛名と差出人名と荷物の中身を明記しているペラいちのアレですね。

アレって、どうしても事務的なものになりがちですよね。
会社単位か個人の裁量かの違いはあれど、
フォーマットをあらかじめ用意してある場合がほとんどです。

礼儀とはいえ、かなり”形式感”が満載です。
受け取る方は、正直言ってほぼ内容を確認することなくゴミ箱にポイ
多いのではないでしょうか。

「ほほう、こんなモノを送ってくれたのか!テンション上がるぅ~!
書体が明朝とかイケてるやん」
とじっくり読みながら送付状に時間をかけている人を見たことがありません。
まずは荷物本体を見る方が多いと思います。

かといって、送付状を同封しないと、
「おいおい、この取引先のビジネスマナーはどうなん?」
と不審がられてしまいます。

サラリーマン時代に送付状を”入れない主義”の後輩がいました。
理由を尋ねると、特に子犬のような純粋な目ではない目で、
「え?送付状って入れるものなんですか?」という逆質問が返ってきました。

私はショックがバレないように「普通は入れるで」と1度だけ
模範解答を答えてから、その後は、生温かく見守ることに決めました。
後輩が送付状を入れるようになったのかは、怖くて確認していません。

本エントリーでは、「送付状は同封するもの」という前提で進めていきます。

 

さて、即ゴミ箱率がかなり高い送付状、
どうせなら1文字でも多く読んでもらえるものにできないでしょうか。

同封する側としても、便ごとに宛先や荷物の中身をパソコンで打ち込み、
A4の紙でわざわざ出力しています。
もともと手間もコストもかかっている作業なのです。

それで即刻ゴミ箱行きでは、ちょっと悲しいです。
どうしてもムダな作業だと感じてしまいます。
紙1枚入れたのに読まれない、はかなりのジレンマです。
前述の後輩のようなタイプの人も現れてしまいます。

 

そもそも、送付状の立場はなぜあんなに弱いのでしょう。

それは、無機質だからです。
書かれていることがだいたい予想できる、打ち込みの文字が、整然と、
ただ並んでいるだけだからです。
書かれていることが予測可能で味もなければ、そりゃあ真剣には
読まないですよね。

 

送付状の”読まれ率”は、段階的に上げていくことが可能です。

①これまでのフォーマット&A4用紙に、打ち込みで一言添える
②これまでのフォーマット&A4用紙に、手書きで一言添える
③これまでのフォーマット(枠組み)だけ残して、要素を全て手書きにする
④これまでのフォーマットを一切廃止して、好きな紙に全て手書き

「せっかく同封する送付状にちょっと工夫したい、でもいきなりこれまでの
ルーティンをゴソッと変えるのは抵抗がある」という方は、
段階を追ってちょっとずつ変化を加えていくのがいいと思います。

私のオススメは、一足飛びに進めた④で、
一筆箋(いっぴつせん)を用いる方法です。

一筆箋とは、長方形のミニ便箋みたいなやつです。
タテの長さは20cm弱程度で、だいたい20枚~30枚ひと綴りで売っています。
こういうやつですね。

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※真ん中の10円玉は、大きさ比較です(笑)

縦書きか横書きか、イラスト調か実写調か、罫線入りかなしか、
種類はかなり多岐にわたります。

いつも荷物と一緒に入っている白いA4の紙がコレになっていると、
けっこうインパクトがあります。
「お、手紙入ってるやん」と思います。

何より、手書きは強いです。
何が書かれているか気になるので、間違いなく最後まで読みます。

少なくとも読まれずに捨てられることはほぼ皆無でしょう。
コレが同封されていていきなり捨てる人は、相当な鬼の心の持ち主です。

そして保存率も一気に高まります。
たとえ内容が事務連絡であろうとも、手書きで書かれたものは
なかなか捨てにくいものです。

保存率が高まるということは、何かのきっかけでこの一筆箋が出てきた時に、
真っ先にあなたのことを思い出してもらえるということです。
取引につながるかもしれない種をまいておけるということです。
認知度を継続させてくれる効果も期待できるというわけです。

 

手書きといっても、かしこまらなくて大丈夫です。
恋文みたいにダラダラダラダラ超長文を書く必要もありません。
実物を見るとわかりますが、一筆箋のスペース(行数)は意外と少ないです。

字が汚いと心配される方もいらっしゃるかもしれませんが、
それも問題ありません。
字だとわかれば大丈夫です。

むしろ、ヘタうま路線を目指すという方向性もあります。
「一見メチャメチャ汚い字だけど、よく見たら味あるよね」、「見る人が見ればわかるよね」と
言われれば、しめたものです。

正直、手間はかかります。
でも、それ以上のリターンがあることは断言できます。

 

手書きの本質は、
本人がこのためにわざわざ時間を割いて、心をこめた
という部分にあります。
その思いは、不思議と伝わるものです。
男性とか女性とかは一切関係ありません。

手書きなら、重要なメッセージを忍ばせやすくもなります。
ほぼ読まれることが確実なので、ある意味精神的な負担も軽減されます。
メッセージの忍ばせ方は、別の機会に述べられればと思います。

 

一筆箋に慣れてくると、色んな種類を集めたくなってきます。
文房具店でも普通に売っていますが、私は美術館に行った時など
買いだめするようにしています。
美術館・博物館などの文化的な施設、あるいは観光地のおみやげコーナーなどでは、
一筆箋が売られていることが多いです。
個性も出せるし、色々集めるのも楽しいものですよ~。

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